Oriënterende opdracht 1
De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden

 

In oriënterende opdracht 1 maak je kennis met de organisatie en de afdeling waar je gaat werken. Je leert hoe de organisatie in elkaar zit en wat er gebeurt op de afdeling waar je gaat werken. Tijdens het werken binnen een organisatie krijg je steeds meer zicht op de werkzaamheden die worden uitgevoerd. Als je de opdrachten in deze opdracht hebt gedaan, zul je een beeld hebben gekregen van de organisatie, de afdelingen en de communicatie in de organisatie.

 

 

*Opdracht 1 Een organogram maken

 

De structuur van een organisatie wordt vaak afgebeeld in een organisatieschema. Dit wordt ook wel een organogram genoemd.

• Maak een organogram van de organisatie waar je nu werkt.
• Laat hierin terugkomen welke afdelingen er binnen de organisatie zijn en wie daarvan de leidinggevenden zijn.

 

 

*Opdracht 2 Contacten met andere afdelingen

 

In een organisatie hebben verschillende afdelingen contact met elkaar. Sommige afdelingen hebben ook contact met andere organisaties. Jouw afdeling heeft natuurlijk ook te maken met andere afdelingen binnen de organisatie.

• Maak een schema waarin je aangeeft met welke afdelingen jouw afdeling regelmatig contact heeft.
• Geef ook aan waarom jouw afdeling met die afdelingen contact heeft.

 

 

Opdracht 3 Overleg voeren

 

Binnen elke organisatie vindt communicatie plaats. Vaak gebeurt dit in de vorm van vergaderingen.

• Maak een overzicht waarin je aangeeft welke vergaderingen binnen jouw afdeling voorkomen en geef aan welke andere afdelingen daar eventueel bij betrokken zijn.

We hebben eigenlijk elke ochtend wel een kleine vergadering met ik en de leidinggevende of johan wat er moet gebeuren vandaag. Vaak op een woensdag ochtend gaan we het hele bord langs van welke persoon er nog geplaatst kan/moet worden. We bespreken dan welke bedrijven eventueel er in aanmerking voor komen en anders maak ik een database in Excel via ad-hoc van bedrijven die dezelfde werkzaamheden verrichten.

• Geef aan wat het doel is van deze vergaderingen.

Korte planning maken van wat er moet gebeuren en wat de prioriteiten zijn.

• Geef ook aan bij welke vergadering(en) jij aanwezig zult zijn.

Ik ben bij al dit soort vergaderingen aanwezig sinds ik bij werving & selectie zit.

 

 

Opdracht 4 Producten en/of diensten

 

Elke organisatie heeft haar eigen doelstellingen. Deze doelstellingen kunnen per organisatie zeer verschillend zijn. Overheidsorganisaties leveren dienstverlening aan burgers. De meeste particuliere organisaties leveren producten en/of diensten, meestal om winst te kunnen maken.

• Maak een overzicht van de producten en/of diensten die de organisatie levert waar jij nu werkt.

De Friese jongens waar ik op dit moment bij zit leveren werknemers aan werkgevers en wij regelen alles wat daar tussen in speelt. We hebben een heel klanten bestand waarbij we alles makkelijk kunnen beheren en opzoeken.

• Maak daarna een overzicht van de producten en/of diensten die de afdeling waar jij nu werkt levert.

 

De dienst die wij leveren is een werknemer die gelijk klaar is om te werken. Wanneer we een persoon uitnodigen voor een intake vragen we altijd de informatie die relevant is, eventueel werk ervaring en wensen van de werknemer. Daarna laten hun altijd een relatiebeding tekenen zodat ze niet direct bij de werkgever te plaats kunnen. Bijna altijd gaat onze accountmanager dan met de persoon mee als we een passende werkgever hebben gevonden voor een introductie/ rondleiding van het bedrijf. Er word dan gekeken naar of het wat voor hem is en dan krijgen ze werkkleding en kunnen ze meteen aan het werk.

 

 

Opdracht 5 Communicatiemiddelen

 

Er zijn verschillende middelen die je kunt toepassen om (snel) te kunnen communiceren. In een organisatie wordt gebruikgemaakt van verschillende communicatiemiddelen,zoals e-mail, telefoon, social media. Er wordt gecommuniceerd met mensen binnen en buiten de organisatie in Nederland en soms ook in het buitenland.

 

• Maak een overzicht van de verschillende communicatiemiddelen die worden gebruikt in de organisatie waar je werkt. Geef ook aan waarvoor deze communicatiemiddelen meestal worden gebruikt.

 

Er word voornamelijk alleen gebeld, verder gebruiken we natuurlijk ook internet als handige tool. Zo maken we gebruik van een zakelijk algemeen e-mail account. Dan hebben we ook nog facebook waar we ook veel nieuwe mensen mee bereiken met bijvoorbeeld vacatures, daar krijgen we ook altijd heel veel reacties op. Whatsapp word ook veel gebruikt, werknemers die sturen altijd een foto met het briefje van hun uren. Als het gaat om potentiele klanten stuur ik vaak ook de contactgegevens door via whatsapp ook omdat dat schoon werkt maar het is ook makkelijk, want de accountmanager kan zo op het nummer klikken en het belletje word al gemaakt.

 

 

Opdracht 6 Een overzicht van afdelingen en communicatie

 

Je hebt nu in kaart gebracht welke afdelingen er zijn, welke afdelingen contact hebben met de afdeling waar je werkt en welke communicatiemiddelen er worden gebruikt binnen het bedrijf.

• Maak nu een overzicht waarin staat met welke afdelingen jij in je huidige functie te maken hebt.

Op dit moment zit ik op de werving en selectie afdeling, ik heb te maken met de directeur en vooral ook met de accountmanager Perry Hartmans. Verder heb ik met de afdeling administratie te maken Amanda die al de administratie doet van het hele bedrijf, dus ook van Healthcaps en BK Service cleaning.

• Geef ook aan op welke manieren je met deze afdelingen communiceert en waarover.

De communicatie met mij en de accountmanager is bijna altijd mondeling als hij bij ons op de vloer is verder als Perry weg is dan bereik ik hem via de telefoon. En belangrijke notities van bijvoorbeeld bedrijven waar we een werknemer kunnen plaatsen een klein whatsappje sturen met de benodigde informatie van bijvoorbeeld waarvoor, wie en het nummer. Het contact verder met de andere collega’s vrijwel altijd mondeling heel enkel eens dat het via de telefoon gaat.

 

 

Vragen

 

Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider.

 

 

• Welke doelstelling(en) heeft de organisatie waar je werkt?

 

De eerste doelstelling is dat wij werknemers onder ons krijgen en dat die op een mooie plek plaatsen.

 

• Welke producten en/of diensten levert de organisatie?

 

Ik zit eigenlijk alleen maar bij de afdeling Friese Jongens, wij leveren werknemers aan opdrachtgevers (uitzendbureau). Wij zorgen voor “Hurde wurkers” die klaar voor werk zijn.

 

 

• Welke doelstelling(en) heeft de afdeling waar je werkt?

 

Op dit moment hebben we 50 mensen op een plek te werken, de doelstelling is dat we de helft erbij krijgen voor het einde van het jaar. Dus einde december is de doelstelling op 75 te staan.

 

• Welke producten en/of diensten levert de afdeling waar je werkt?

 

De producten zijn in ons geval eigenlijk kandidaten die wij leveren aan opdrachtgevers. We zoeken de perfecte match bij een opdrachtgever een harde werker voor een bepaalde sector. Ook zoeken wij voor bedrijven soms kandidaten op waarbij we dan vacatures verspreiden. Het werk komt en gaat dus eigenlijk altijd van twee kanten.

 

• Welke werkzaamheden worden op de afdeling verricht?

 

We nodigen mensen uit voor kennismakingsgesprek/ intake en daarbij schrijven we de sterke punten op de wensen en eventueel.

 

• Wie zijn de klanten van de organisatie waar je werkt?

 

ESBE Solarsystems, Koopman Transport, BBM Heeg, Bijlstra in Hartwerd, Design Bouw Chalets, Betsema.

 

• Wie zijn de klanten van de afdeling waar je werkt?

 

Payper is een grote klant waar wij direct mee samen werken en die doen al onze  backoffice facturen en regelen het geld.

 

• Wat is een organogram?

 

Een organogram is plaat wat de structuur van een bedrijf laat zien.

• Van welke communicatiemiddelen kan een bedrijf gebruik maken?

 

Social media, Telefoon, E-mail, Whatsapp

 

• Op welke manieren kan in een bedrijf overleg plaatsvinden?’

 

Vergaderen en via de telefoon met groepsapp.

 

Oriënterende opdracht 2
Je functie, taken en planning van werkzaamheden

 

In oriënterende opdracht 2 ga je je verdiepen in je functie, je taken en de planning van jouw werkzaamheden. Je gaat uitzoeken wat je nieuwe functie inhoudt, welke werkzaamheden je gaat uitvoeren en wat jouw verantwoordelijkheden zijn.

Tijdens de stage ga je ook werken met beroepsgerichte praktijkopdrachten. Samen met je praktijkopleider ga je hiervoor een planning opstellen. Het is belangrijk dat je deze planning regelmatig met je praktijkopleider bespreekt en als dat nodig is, de planning aanpast.

 

 

Opdracht 1 Je eigen taken en werkzaamheden op de afdeling

 

Iedere medewerker heeft zijn/haar eigen werkzaamheden in een organisatie.

 

• Wat zijn jouw taken en werkzaamheden?

Mijn taken zijn : De telefoon opnemen, Cv’s opzoeken op het internet en mensen vragen of ze nog beschikbaar zijn voor werk en dan een intake gesprek inplannen, intake gesprekken houden, ad-hoc lijsten maken van bedrijven die zich op specifieke werkzaamheden bezighouden, contact opnemen met deze bedrijven via een massa-mail of telefoon, verder overige werkzaamheden die ik soms krijg.

• Zet jouw taken en werkzaamheden in onderstaand schema.

 

Schema 1: je eigen taken op de afdeling

Taken en werkzaamheden

Verantwoordelijk voor

-Telefoon opnemen

-Nieuwe mensen zoeken

-Lijsten met bedrijven maken

-Intake gesprekken houden

-Opdrachtgevers zoeken voor onze werknemers

-Overige werkzaamheden

-Vriendelijk blijven antwoorden, zorgen voor een duidelijk bericht als ik het doorgeef, proberen het zelf al op te lossen, niet te makkelijk doorgeven.

-ik kijk op werk.nl/uitzendbureau.nl en dan zoek ik nieuwe mensen die opzoek zijn naar werk. En dan plan ik intake gesprekken in.

- Ad-hoc lijst maken van bedrijven die bepaalde werkzaamheden uitvoeren

- Alle benodigde informatie vragen.

- Opstellen van Massa-mails / opdrachtgevers bellen daarna voorstel gesprek inplannen.

-telefoontjes opnemen, koffie halen, mensen ontvangen, bijspringen met informatie

 

 

Opdracht 2 Je werkzaamheden plannen

 

Om goed te kunnen werken en goed met je tijd om te gaan, is het belangrijk dat al je werkzaamheden van tevoren worden gepland.

 

• Kies in overleg met je praktijkopleider een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand.

De eerste maand bezig met werving en selectie / telefoontjes opnemen.

• Aan welke praktijkopdrachten en/of andere taken ga je in die periode werken? Schrijf die op.

LLB opdrachten ga ik aan werken

• Schrijf ook op wanneer de praktijkopdrachten en/of andere taken klaar moeten zijn. Je kunt hiervoor schema 2 gebruiken.
• Bespreek de planning met je praktijkopleider.

De planning vind Lorraine wel goed

• Heb je genoeg tijd ingepland (niet teveel en niet te weinig)?

Misschien is het aan de weinige kant, we gaan het zien

• Ben je geen taken of praktijkopdrachten vergeten?

De andere opdrachten, maar daar begin ik mee wanneer de LLB opdrachten klaar zijn.

• Pas de planning zo nodig aan.

 

Schema 2: planning van de werkzaamheden

Periode

van 10 sept tot eind oktober

Werkzaamheden

Planning

-Alle LLB opdrachten

-Telefoontjes opnemen

-Mensen werven

-Afspraken inplannen

-Kandidaten bij opdrachtgevers plaatsen

-Verdere administratie opdrachten doen

- als er tijd over is ga ik hier mee bezig

-de volgende werkzaamheden doe ik als die opkomen

 

Opdracht 3 Vragen over de planning

 

In opdracht 2 heb je een planning gemaakt voor de komende periode. Houd deze planning goed in de gaten. Bespreek deze planning regelmatig met je praktijkopleider en maak een kort verslag van deze gesprekken. Beantwoord daarbij de volgende vragen:

 

• Heb je de werkzaamheden die gepland stonden ook echt gedaan? Waarom wel, waarom niet?

 Ja wel, de taken die ik krijg van Lorraine of Perry word altijd gelijk mijn eerste prioriteit om te doen. Verder in mijn vrije tijd ben ik dan bezig met deze opdrachten.

• Hoeveel tijd heb je ongeveer gebruikt per werkzaamheid? Vind je dit veel of weinig?

Ik ben dagelijks wel veel bezig voor de Friese jongens ik houd misschien maar een uur op een dag over voor dit soort opdrachten. Maar dan hangt het er weer vanaf hoeveel energy en motivatie ik dan nog voor dit soort dingen heb.

• Wat voor extra werk heb je eventueel naast de geplande werkzaamheden gedaan?

Ik ben mee geweest naar de Bajes voor intake gesprekken, en mee geweest naar de harmonie voor het speeddaten met mensen die nog werk zoeken dit was echt proppen geblazen want er waren heel veel andere uitzendbureaus. Verder ben ik ook nog mee geweest naar het pitchen in de Crystallic.

• Heb je de werkzaamheden helemaal kunnen uitvoeren? Zo nee, waarom was dat niet mogelijk? Wat heb je in plaats daarvan gedaan?

Ja ik heb alles uit kunnen voeren, op de meetings had ik soms niet een antwoord die ik kon geven omdat ik het nog niet wist. Dan legde ik gewoon uit dat ik er nog maar net stage liep en dan begrepen die mensen het wel.

 

• Welke werkzaamheden zijn goed verlopen?

Het proppen bij de netwerkpitch, ik stapte dan zelf ook op de mensen af. Dit vertelde Lorraine mij voor de tijd al dat ik dit moest doen anders gebeurde er helemaal niks. Die mensen komen 9/10 keer niet naar jouw toe ze wachten dan heel erg af dus moet jij het gesprekje openen en dit kon ik wel goed naar mijn idee.

• Welke werkzaamheden zijn moeizaam of slecht verlopen?
  • Waarom?

 

Bij sommige mensen was ik net niet optijd genoeg, je kon ze dan wel zien kijken maar dan deden ze niets, ik had hier initiatief moeten nemen want nu werd het ongemakkelijk en liepen ze verder.

 

• Wat had je anders kunnen doen?

 

Gelijk er bovenop klappen en mensen gelijk gaan aanspreken. Vooral niet te benauwd zijn want dan gaat het juist mis.

Opdracht 4 Bespreken met de praktijkopleider

 

• Bespreek de uitwerkingen van de gemaakte opdrachten met je praktijkopleider.
• Pas eventueel je uitwerkingen na afloop van dit gesprek aan.

 

Vragen

 

Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider.

 

• Op welke afdeling werk je?

 

Op de afdeling van Friese Jongens

 

• Welke functie vervul je?

 

Ik houd me eigenlijk wel met elke werkzaamheid bezig die hier binnen gebeuren, ik zit alleen niet veel op de social media platformen de rest doe ik eigenlijk allemaal wel.

 

• Welke werkzaamheden verricht je?

 

Ik neem alle telefoontjes op van mensen die naar de Friese Jongens bellen, en dit probeer ik zoveel mogelijk zelf af te handelen. Dan ben ik opzoek naar nieuwe mensen via werk.nl en uitzendbureau.nl die mensen bel ik dan op en nodig ze uit voor intake als ze nog beschikbaar zijn voor werk. Verder ben ik dan bezig met ad-hoc lijsten maken van bedrijven die zich ergens in specificeren

 

• Wie controleert deze werkzaamheden?

 

Lorraine controleert alles van wat ik naar buiten stuur bijvoorbeeld van een massamail kijkt ze de tekst etc. goed na en ook dingen zoals cv’s . Maar voor de rest word ik eigenlijk niet op telefoontjes die ik pleeg gecontroleerd of andere werkzaamheden ik vind dat ze al veel vertrouwen in mij hebben.

 

• Worden werkzaamheden ook gepland? Zo ja, door wie?

 

Ja elke ochtend vergaderen we vaak en dan bespreken we welke werkzaamheden er moeten worden uitgevoerd en hierbij zetten we een persoon op een werkzaamheid. Dit doen we in overleg samen met Perry en Lorraine.

 

Oriënterende opdracht 3
Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

 

In oriënterende opdracht 3 ga je kennismaken met de regels en voorschriften voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu die op het werk gelden. Je gaat leren over de Arbo-wetgeving en over de beveiliging van bedrijfsgegevens en persoonsgegevens binnen de organisatie.

Binnen alle organisaties moet aandacht worden besteed aan het milieu. Wat kan jouw bijdrage zijn als medewerker aan het milieu? In deze opdracht wordt op deze en andere vragen ingegaan.

 

 

Opdracht 1 De Arbowet

 

De Arbo-wetgeving geldt ook voor de organisatie waar jij werkt.

 

• Wat is de Arbowet?

 

• Welke regelgeving uit de Arbo-wetgeving is belangrijk voor het werk dat jij nu doet? Maak gebruik van internet om meer over de Arbowet te weten te komen.
• Verwerk de antwoorden op bovenstaande vragen in een kort verslag over de Arbowet.

 

De Arbowet

De arbeidsomstandigheden wet (Arbowet) is een Nederlandse wet waarin regels staan voor werkgevers en werknemers om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van werknemers en zelfstandig ondernemers te bevorderen.

 

In de Arbowet staan geen concrete regels maar staan algemene bepalingen en richtlijnen over het omstandigheden beleid in bedrijven. De Arbowet is te verdelen in vier delen

 

• De arbeidsomstandighedenwet
• Arbeidsomstandigheden besluit
• Arbeidsomstandighedenregeling
• Beleidsregels arbeidsomstandighedenwetgeving

 

Opdracht 2 Arbobesluit en beeldschermwerk

 

In veel beroepen wordt tegenwoordig met de computer gewerkt. Ook bij jouw werk krijg je vast en zeker met computerwerk te maken. Op iedereen die met een computer werkt is het zogenaamde ‘Arbobesluit’ van toepassing. Voor deze opdracht ga je op internet naar informatie zoeken over het Arbobesluit en werken met beeldschermen.

 

• Van welke klachten kunnen beeldschermwerkers last krijgen?
• Wat kan de werkgever doen om problemen te voorkomen?
• Wat kan de medewerker zelf doen om klachten als gevolg van beeldschermwerk te voorkomen?
• Verwerk de antwoorden op bovenstaande vragen in een kort verslag.

 

Beeldschermwerk

Werknemers die veel achter de computer werken hebben veel kans op klachten.

De meest voorkomende klachten zijn:

• Rugklachten
• Schouder en nek
• Ellebogen, polsen en vingers
• Oogklachten
• Vermoeidheidsklachten
• Comfort en klimaatklachten

 

Voorkomen van klachten

Het tegengaan van de klachten kan doormiddel van goed werkmateriaal.

Hierbij zou je kunnen kijken naar:

• Beeldscherm op de juiste hoogte
• Comfortabele stoel met genoeg steun
• Comfortabele bureaus om aan te werken
• Pauzes op een goed moment plannen
• Temperatuur goed hebben in het bedrijf

 

Opdracht 3 Een rapport over de Arbo-wetgeving opstellen

 

• Stel een rapport op voor het management van je afdeling waarin je de toepassing van de relevante Arbo-wetgeving binnen de afdeling beschrijft.
• Doe daarbij ook aanbevelingen om deze te verbeteren. Je kunt hierbij eventueel gebruik maken van de vragen die bij deze opdracht horen.
• Maak een duidelijke opzet van de inhoud van je rapportage voordat je aan de rapportage begint.

 

• Bespreek het rapport met je praktijkopleider voordat je het overhandigt aan het management.

 

Rapport over de relevante Arbo wetgeving:

 

Het kantoormeubilair moet ergonomisch verantwoord zijn, oftewel goed zijn afgestemd op het werk en van de persoon die er gebruik van moet maken. Er zijn aanbevolen minimale afmetingen van een werkplek op kantoor namelijk :

 

• m2 per werknemer;
• 1 m2 voor een plat beeldscherm, 2 m2 voor een ander type beeldscherm;
• 1 m2 voor lees- en schrijfwerk;
• 1 m2 voor een vrijstaande of verrijdbare ladekast

 

In het algemeen geldt dat de werknemer voldoende ruimte moet hebben om de werkzaamheden efficiënt uit kan voeren.

 

 

Dit is een afbeelding van een juiste houding aan het bureau

 

Dit is gelijk het verbeter punt voor de houding aan het bureau, ik zit er wel genoeg vanaf alleen ik zit niet hoog genoeg en de laptop ligt op het bureau waardoor ik altijd naar beneden kijk en dit is op langere termijn blijkbaar toch wel schadelijk

 

Er moet voor genoeg maar niet te veel daglicht gezorgd worden

 

• Beeldschermwerkplekken moeten parallel staan aan het raam.
• Zorgen voor zonweringen tegen de zin in het scherm
• Als er klachten zijn over weinig licht dan moeten de werkplekken dichter bij he raam worden geplaatst dit geld ook andersom

 

Het gevaar van elektriciteit

 

• Het gebruik van verlengsnoeren en losliggende kabels zo veel mogelijk voorkomen. De snoeren moeten allemaal zijn aangesloten op een geaard stopcontact en de aardlekschakelaar moet eens per kwartaal worden getest.
• Defecte isolatie moet direct worden vervangen
• Shackel- en stoppenkasten moeten goed zijn afgeschermd
• Er moet een goede veiligheidsaarding zijn
• Alle werkzaamheden die aan de elektrische installatie worden uitgevoerd door een bevoegd persoon

 

Opdracht 4 Bedrijfs- en persoonsgegevens

 

Bedrijfs- en persoonsgegevens worden binnen organisaties beveiligd.

• Zoek uit hoe binnen jouw organisatie wordt omgegaan met het beveiligen van gegevens.
• Zoek uit waarom het zo belangrijk is dat persoons- en bedrijfsgegevens zijn beveiligd.
• Zoek uit wat jouw eigen verantwoordelijkheid is voor wat betreft beveiliging.
• Verwerk de antwoorden op bovenstaande vragen in een kort verslag.

 

Beveiliging persoonsgegevens

 

Wij hebben een klantenbestand genaamd Gini hierin bewaren we al onze klantenrelaties, daar hebben al onze kandidaten in staan en ook alle bedrijven waar we door de tijd zaken mee hebben gedaan. Daarin staan bij de meeste bedrijven ook een contact persoon ( ik moet dit bestand ook updaten) met een telefoonnummer en website adres etc. Dit word door Gini zelf beveiligd en daar betalen we ook voor. Verder hebben we ook nog op een offline server ( waarbij alleen wijzelf op dit netwerk kunnen komen ) daar staan ook alle gegevens van klanten met Cv’s en certificaten etc. Het is belangrijk dat we ons aan de nieuwe wetten houden van de AVG die ingegaan zijn in 2017 waarbij de bescherming van de gegevens van mensen veel strenger moesten.

 

Wat mijn verantwoordelijkheden zijn dat ik mijn bureau schoonmaken voor het geval dat ik nog CV’s of iets dergelijks op mijn bureau heb liggen dat als er mensen langs komen ze niet die gegevens kunnen zien. Voor de rest is mijn verantwoordelijkheid dat ik precies doe wat er gezegd word en als ik iets naar buiten verstuur vraag ik altijd om het even te controleren. We mogen ook niet ID kaarten vragen voordat mensen aan het werk zijn bij ons, dat mag altijd pas erna.